El trayecto de implementación de ERP y reimplantación de procesos empresariales

El primer paso fue buscar apoyo en el seno de nuestra propia organización. Implicar a los futuros usuarios principales y los responsables de los procesos fue crucial para lograr que participaran y apoyaran este reto. Juntos analizamos los procesos empresariales que se utilizaban entonces e identificamos áreas de mejora. Esto nos dio una idea clara de las características que debía reunir el nuevo sistema de información.

Con todos estos datos elaboramos una lista de requisitos y deseos, tanto funcionales como no funcionales. A partir de ahí, nos pusimos a buscar un software que cumpliera con nuestros requisitos básicos. Aunque no existen muchos paquetes de software para nuestro sector, y nuestros nuestros productos consisten en material vivo (lo que a veces supone un reto para los proveedores de software), nos lo tomamos como una magnífica oportunidad para comprender lo que realmente queremos.

Elegimos el software ERP Agriware de Mprise, que también nos prestó asistencia durante la implementación.

Optamos por un proceso escalonado, ya que hacerlo todo de golpe habría sido demasiado arriesgado. Por tanto, lo fuimos implementando en procesos empresarial sucesivos.

El impacto ha sido enorme y ha afectado a toda nuestra organización. Ahora puedo decir que entre todos (casi) hemos completado este trabajo ingente. Hemos reimplantado con éxito el 95 % de nuestros procesos empresariales, y estoy muy orgulloso de todos los que han contribuido a ello.

Nos gustaría transmitir algunas de nuestras experiencias con los siguientes axiomas:

• Di lo que haces y haz lo que dices (gestión de procesos empresariales)

• Si entra basura, sale basura (gestión de datos)

• Piensa antes de actuar (traspaso de información entre sistemas informáticos)

• Obra bien empezada, medio acabada (pruebas y formación)

• La formación de hoy es el éxito de mañana (informatización en cadena)

Di lo que haces y haz lo que dices

Cuanto mejor defina el responsable del proceso su proceso empresarial actual y el que desea tener, más fluida será la implantación. Sin embargo, definir exactamente lo que se hace y lo que se tiene que hacer suele resultar más difícil de lo que parece. Hemos aprendido que es fundamental regular bien el papel del responsable del proceso dentro de la empresa, y dedicar el tiempo necesario a determinar cómo debe ejecutarse un proceso empresarial. No hay que precipitarse y conformarse enseguida, sino esforzarse en estandardizar los procesos empresariales: esto facilita mucho la vida.

Además, es importante definir los indicadores de rendimiento clave (KPI) de los procesos empresariales para luego poder medir y analizar si estamos alcanzando nuestros objetivos y en qué aspectos podemos seguir mejorando.

Si entra basura, sale basura

Los datos maestros son la base de un sistema de información y apenas cambian, pero aun así desempeñan un papel fundamental en los procesos empresariales. Son la piedra angular de una gestión eficaz de los datos, y esenciales para el éxito de nuestra organización.

Una buena gestión de los datos maestros aumenta su calidad y reduce el riesgo de errores en los procesos empresariales, ya que estos datos garantizan la coherencia y la fiabilidad de la información que utiliza toda la organización. Y eso, a su vez, mejora la eficiencia de las operaciones comerciales. Es esencial disponer de datos maestros precisos y coherentes para realizar análisis e informes fiables, lo que a su vez lleva a tomar decisiones mejor fundamentadas.

No se puede subestimar la importancia de los datos maestros, aunque debemos admitir que al principio lo hicimos. Ahora hemos aprendido que es importante designar un responsable para cada dato maestro. Estos responsables deciden cómo tratarlos y se aseguran de que los datos maestros sean correctos.

Es fantástico constatar que ahora todos los departamentos trabajan con los mismos datos, lo que ha mejorado significativamente la comunicación y la cooperación.

Piensa antes de actuar

ERP - MES

Entre otras cosas, nuestro nuevo sistema ERP presta apoyo a los principales procesos empresariales: desarrollo de variedades, planificación de flujos de productos, producción de plantas y venta de productos. Los tres sistemas diferentes de control de producción que utilizamos (MES) prestan apoyo a los procesos empresariales de los invernaderos. La vinculación de los dos tipos de sistemas es esencial para nuestra empresa, y ha constituido una tarea muy compleja. En Anthura hemos integrado en Agriware tres sistemas MES distintos. Hemos conseguido establecer el intercambio de datos en tiempo real entre ERP y MES, con Agriware enviando órdenes al sistema MES. El sistema MES, a su vez, informa a Agriware sobre las actuaciones realizadas.

Migración de datos
Hemos superado una serie de complejos retos de migración de datos para transferir los datos antiguos al nuevo entorno. Este proceso ofrece muchas posibilidades de éxito, siempre y cuando te asegures de que todos los datos están limpios y son correctos antes de transferirlos. Los datos obsoletos e irrelevantes pueden causar problemas.

Obra bien empezada, medio acabada

Es muy importante hacer una prueba de aceptación, porque garantiza que el sistema de información cumple todos los requisitos y expectativas establecidos, y permite a los usuarios probar el sistema y confirmar que responde a sus necesidades, lo que genera confianza y satisfacción. Durante la prueba se detectan y resuelven los errores que queden, lo que aumenta la calidad y reduce costes.

Cuando se implanta un sistema nuevo, los empleados suelen tener que acostumbrarse a nuevos procesos y sistemas, lo que puede generar resistencia. Por eso es importante reservar suficiente tiempo para hacer pruebas antes de activar el sistema. Así todo el mundo tendrá la oportunidad de familiarizarse con los cambios y resolver cualquier problema.

También es importante invertir en formación y apoyo. Organice formación a medida para distintos grupos de usuarios, de modo que todos adquieran los conocimientos y habilidades necesarios. Asegúrese de disponer de un servicio de asistencia o usuarios clave que puedan ayudar a sus compañeros si tienen preguntas o problemas. Esta asistencia debería alargarse después de la puesta en marcha, para que todo el mundo pueda acostumbrarse al nuevo sistema.

La formación de hoy es el éxito de mañana

• Implemente los cambios partiendo de su proceso empresarial, no de la herramienta (software). Es algo que sabemos que debemos hacer, pero a menudo acabamos por no hacerlo.
• El papel del responsable del proceso es fundamental en este tipo de implementación, ya que es quien determina cómo debe ejecutarse un proceso empresarial y especifica las necesidades de información correspondientes.
• Hay que entender la importancia de que los datos sean de calidad, y utilizarlos cada vez más como herramienta, y de una forma más inteligente.
• Un sistema ERP no puede prestar un apoyo óptimo a todos los procesos empresariales. Por lo tanto, es recomendable aplicar otro sistema en paralelo y vincularlo al sistema ERP.
• La lección más importante es que tenemos que cooperar mucho más entre nosotros en materia de datos. Si estamos dispuestos a cooperar aún más en el intercambio de datos, podremos optimizar mucho más tanto sus procesos como los nuestros.

Espero que sigamos cooperando en este sentido.

Atentamente,

Tino Hartsink